e-İrsaliye Başvurusu Nasıl Yapılacaktır?
e-İrsaliye uygulamasına geçme zorunluluğu getirilenler ile ihtiyari olarak uygulamaya dahil olmak isteyenler BURADAN ulaşabilecekleri “e-İRSALİYE UYGULAMASI (Başvuru Rehberi ve Kılavuzu)”nda açıklanan şekilde uygulamadan yararlanma yöntemlerine uygun olarak başvurularını yapmak zorundadırlar.

Hangi Yöntemlerle e-İrsaliye Düzenlenebilir?

Mükellefler, e-İrsaliye uygulamasından;
1. e-Belge uygulamalarına ait temel fonksiyonların internet üzerinden genel kullanımını sağlamak amacı ile Başkanlık tarafından oluşturulan ve hizmete sunulan e-Belge portalleri aracılığıyla (GİB Portal Yöntemi),

2. Başkanlıktan izin almış özel entegratörlerin bilgi işlem sistemleri aracılığıyla (Özel Entegratör Yöntemi),

3. Kendi bilgi işlem sistemlerinin Başkanlık bilgi işlem sistemleri ile doğrudan entegre edilmesi yoluyla (Doğrudan Entegrasyon Yöntemi),
yararlanabilirler.

Hali hazırda e-Fatura uygulamasına bu yöntemlerden herhangi biri ile dahil olanlar, e-İrsaliye uygulamasından, e-Fatura uygulamasından yararlandıkları yöntem ile yararlanabilecekleri gibi farklı bir yöntem ile de yararlanabilir, e-Fatura uygulaması kapsamında hizmet aldığı özel entegratör dışında farklı bir özel entegratörden de hizmet alabilirler.

Kimi sektörlerde düzenlenecek e-irsaliye sayısı, e-fatura sayısından çok fazla olabilmektedir. Bazen 50-100 sevkiyat tek bir fatura ile fatura edilebilmektedir. Fatura, malın teslimi tarihinden itibaren azami yedi gün içinde düzenlenebildiğinden dolayı, yedi günlük sevkiyatlar için toplu fatura düzenlenebilmektedir. e-İrsaliye sayısının çok fazla olduğu sektörlerde özel entegratör seçerken maliyetlerin dikkate alınması önem arz ediyor.

Uygulamaya Geçişte Kağıt İrsaliye Düzenlenebilecek Süre Ne Kadar?
e-Belge uygulamalarına dâhil olan mükellefler, uygulamaya dâhil oldukları tarihin içinde bulunduğu ayın (e-Fatura ve e-Arşiv Fatura uygulamaları için 7 nci günün) sonuna kadar, söz konusu belgeleri kâğıt ortamda da düzenleyebilirler. Ancak aynı işlem için e-Belge veya kâğıt ortamdaki belgelerinden sadece birinin düzenlenmesi gerekmektedir. e-Belge uygulamalarına dahil olunan tarihin ait olduğu ayın sonundan (e-Fatura ve e-Arşiv Fatura uygulamaları için 7 nci günden) itibaren, belgelerin e-Belge olarak düzenlenmesi zorunlu olup, kağıt ortamda belge düzenlenmesi halinde Kanunda yazılı cezalar tatbik edilir.

e-İrsaliye Kapsamında Olmayanlara e-İrsaliye Nasıl Düzenlenecek?
Malın alıcısının biliniyor olmasıyla birlikte, alıcının e-İrsaliye uygulamasına kayıtlı olmadığı durumda da matbu kağıt sevk irsaliyesi yerine elektronik ortamda e-İrsaliye düzenlenecektir. Söz konusu e-İrsaliye doğrudan alıcının bilgilerine göre düzenlenecektir. Bu hallerde düzenlenen e-İrsaliyeler, kullanılan yöntem ya da özel entegratörün sunmuş olduğu sistem dahilinde “3900892152” VKN’li “Gelir İdaresi Başkanlığı e-İrsaliye Sanal Alıcı”sına gönderilecektir. Söz konusu alıcısının e-İrsaliye sistemine kayıtlı olmadığı durumlarda düzenlenen e-İrsaliyeler alıcısına sistem içinden iletilmeyecek olup, düzenleyicisi tarafından diğer elektronik ortamlar vasıtasıyla ya da kağıt çıktı verilmek suretiyle teslim edilecektir.

E-İrsaliye Düzenlenirken Doldurulması Gereken İlave Bilgiler Nelerdir?
Kağıt irsaliyede bulunması gereken bilgiler dışında, e-irsaliye düzenlenirken aşağıda yer alan ilave bilgilerin bulunması zorunludur:

Fiili sevk tarihi ile saat ve dakika olarak fiili sevk zamanı.
Malı taşıyan aracın plaka ve şoför (ad-soyad/TCKN) bilgileri ya da taşımayı yapan kargo lojistik firmasının bilgileri (TCKN-VKN/Ad-Soyad)
Başkanlık sistemlerinden elektronik ortamda sorgulanması, doğrulanması ve görüntülenmesine imkân vermek üzere, Başkanlık tarafından bilgi içeriği belirlenen karekod veya barkod (Başkanlık tarafından ebelge.gib.gov.tr adresinden yapılan duyuruda belirtilecek tarihten itibaren).

e-İrsaliye Düzenlenme Süresi Nedir?
e-İrsaliye belgesinin malın fiili sevk zamanından önce düzenlenmesi ve Başkanlık Sistemlerine iletilmesi zorunludur.

Malın Sevkinde Malla Birlikte e-İrsaliyenin Çıktısı Olmalı mı? Kaşe-İmza Gerekli mi?
Malın fiili sevki sırasında araç içinde e-İrsaliyenin bir örnek kâğıt çıktısının bulundurulması ya da elektronik olarak görüntülenmesinin sağlanması zorunlu olup, söz konusu kâğıt çıktı üzerinde ıslak imza ya da kaşe bulunması, e-İrsaliye uygulamasına kayıtlı olmayan alıcının e-İrsaliyenin kâğıt çıktısını talep etmesi hali haricinde, zorunlu değildir. Alıcının e-İrsaliye uygulamasına kayıtlı olmadığı ve bu alıcıların da e-İrsaliyenin kâğıt çıktısını talep ettiği durumlar dışında, araçta bulundurulan söz konusu kâğıt çıktının, alıcıya verilmesi de zorunlu değildir. e-İrsaliye uygulamasına kayıtlı olmayan alıcıların e-İrsaliyenin kağıt çıktısını talep etmeleri halinde bu kağıt çıktıların alıcısı tarafından genel hükümler çerçevesinde kağıt ortamda muhafaza ve ibraz edilme zorunluluğu bulunmaktadır.

Malları Teslim Ettiğimizde e-İrsaliyenin Kağıt Çıktısına Malların Teslim Alındığına Dair İmza Attırmalı mıyız?
e-İrsaliyelerin kağıt çıktısının, satıcı tarafından alıcıya fiilen teslim edilen malların tespitinde bir teslim/tesellüm belgesi veya bir tutanak amacıyla kullanılmasının önünde herhangi bir engel bulunmamaktadır. Bu durumda teslim eden ve teslim alan tarafından ıslak imzalı ve fiilen teslim edilen mal miktarına yönelik metin açıklamaları elle eklenen söz konusu kağıt çıktının e-İrsaliye belgesi vasfından ziyade satıcı ve alıcı tarafından bir teslim tesellüm belgesi veya bir tutanak mahiyetinde olan bir belge olarak kullanılması ve muhafaza edilmesinin önünde bir engel bulunmamaktadır.

Oluşabilecek ihtilafların önlenmesi amacı ile teslim edilen mallarla ilgili e-irsaliyenin kağıt çıktısının, malların teslim alındığına dair alıcıya (teslim alana) imzalatılmasını ve bu belgenin saklanmasını tavsiye ediyoruz.

e-Arşiv Fatura ve e-Faturayı İrsaliyeli Fatura Gibi Kullananlar Bu İmkandan Yine Faydalanabilecek mi?
Malın teslimi (teslim sayılan haller dahil) anında e-Fatura ya da e-Arşiv Fatura düzenlenmesi, belge üzerinde düzenleme tarihi yanında düzenleme zamanının da saat ve dakika olarak gösterilmesi, belge üzerinde “İrsaliye yerine geçer.” ibaresine yer verilmesi ve kâğıt çıktısının satıcı veya yetkilisi tarafından imzalanması koşuluyla, e-Fatura ya da e-Arşiv Fatura’nın kağıt çıktısı sevk irsaliyesi yerine geçeceğinden bu tür durumlarda ayrıca eİrsaliye düzenlenmesine gerek bulunmamaktadır.

e-İrsaliye uygulaması ile birlikte e-arşiv fatura ve e-faturanın irsaliye gibi kullanılmasının yaygınlaşması beklenmektedir.

Tarafımıza Ulaşan e-İrsaliyeye Sistemden Yanıt Verebilir miyiz?
e-İrsaliye uygulamasında aynı e-Faturada olan “uygulama yanıtı” gibi işleyen “irsaliye yanıtı” belgesi de mevcuttur. Söz konusu irsaliye yanıtı ile e-İrsaliye üzerinde yazan fiili sevk tarihinden itibaren 7 gün içinde e-İrsaliye muhteviyatı malların tamamı kabul yanıtı ile kabul edilebilir ya da kısmi kabul yanıtı ile bir kısım mallar kabul edilebilir bir kısmı ise reddedilebilir Ancak kabul edilmeyen mallarla ilgili olarak, malın satıcısına ya da farklı bir alıcıya sevk edilmesi durumundan, malı taşıyan ya da taşıttıran tarafından yeni bir sevk irsaliyesi (uygulamaya kayıtlı olanlar tarafından e-İrsaliye) düzenlenmesi gerekmektedir.

Sistemsel olarak 7 gün içinde herhangi bir yanıt dönülmemiş e-İrsaliyelere konu malların alıcıları tarafından tam olarak teslim alındığı ve satıcıları tarafından bu malların tamamı için fatura düzenleneceği kabul edilmektedir. Bu kabul, kendine e-irsaliye düzenlenenlerin hak kaybı yaşamamaları için, sistemde kendilerine ulaşan e-irsaliyeleri sürekli kontrol etmelerinin önemini gösteriyor. Yine bu noktada e-irsaliye düzenleyenler açısından 10. maddedeki tavsiyemiz dikkate alınmalıdır.

Tarafımıza Ulaşan e-İrsaliyeye Sistemden Tamamen Ret Cevabı Verilebilir mi?
e-İrsaliye RED yanıtı ile belgenin tamamı da reddedilebilir. Ancak bu durum sadece fiili sevkten önce ve mal muhteviyatının ya da alıcının hatalı olması halinde mümkündür. Bu durum ve süreler dışında yapılan retler hükümsüzdür.

Teslim Edilemeyen Malların Geri Taşınmasında e-İrsaliye Düzenlenecek mi?
Alıcısı tarafından fiilen teslim alınmayan mallar için, malını geri götüren satıcı tarafından e-İrsaliyenin ayrıca düzenlenmesi gerekmektedir.

İhracat İşlemlerinde e-İrsaliye Nasıl Düzenlenecektir?
e-İrsaliye Uygulamasına kayıtlı mükelleflerce gerçekleştirilen mal ihracatı işlemlerinde de sevkiyatın başlamasından önce e-İrsaliye düzenlenmesi zorunludur. İhracat işleminde, alıcının uygulamaya kayıtlı bir kullanıcı olmaması nedeniyle, bu yazının 6. başlığı altındaki cevapta açıklanan şekilde e-İrsaliye (ya da e-İrsaliye yerine de geçen e-Fatura veya e-Arşiv Fatura) düzenlenecek ve Başkanlık Sanal Alıcı Hesabına gönderilecektir. Malın yanında söz konusu e-İrsaliyenin kağıt çıktısı bulundurulacaktır. Ancak Ticaret Bakanlığı ile GİB bilgi işlem sistemleri arasında gerekli entegrasyon çalışmalarının tamamlanmasını müteakip, e-İrsaliye’nin kağıt çıktısı yerine elektronik ortamda görüntülenebilir dosyası da ibraz edilebilir şekilde sevkiyat işlemleri gerçekleştirilebilecektir.

e-İrsaliye Nasıl Muhafaza Edilecek? Kağıt Çıktıların Saklanması Gerekir mi?
e-İrsaliye uygulamasına kayıtlı olan mükellefler açısından e-İrsaliye belgesi muhafaza süresi boyunca elektronik ortamda muhafaza edilmeli ve ilgili makamlara elektronik ortamda ibraz edilmelidir. Kağıt çıktı alınması (e-İrsaliye’nin kağıt çıktısının satıcı ve alıcı tarafından teslim ve tesellüm belgesi olarak da kullanıldığı durumlar haricinde) zorunluluğu ve kağıt nüsha olarak muhafaza edilme zorunluluğu bulunmamaktadır.

e-İrsaliye belgesin kağıt çıktısı, düzenleyicisi ve uygulamaya kayıtlı alıcı mükellefler açısından, e-İrsaliye olarak hüküm ifade etmemektedir. Alıcısının e-İrsaliye uygulamasına kayıtlı olmadığı durumlarda; satıcı tarafından elektronik ortamda düzenlenip, alıcıya elektronik veya kağıt ortamda da e-İrsaliye’nin teslim edilmesi mümkün bulunduğundan alıcıya teslim edilen nüshası bakımından kağıt çıktı hali tevsik edici belge olarak kullanılabilecektir.

Elektronik ortamda ibraz olunan belgelerin görüntülenmesi işlemi e-Fatura belgesinin görüntülenmesinde olduğu şekilde yürütülecek olup görüntüleme programı ve kullanım kılavuzuna ebelge.gib.gov.tr internet adresinden erişmek mümkündür.